Una delle sfide più complesse relative ai progetti di implementazione di SAP® è quella della gestione di ruoli e autorizzazioni.
La fase di progettazione delle autorizzazioni
In fase di progettazione delle autorizzazioni nei sistemi SAP®, è necessario avere come riferimento i diversi ruoli operativi. Il focus quindi è orientato alla figura professionale. L’obiettivo è quello di evitare la creazione di ruoli o qualifiche che siano ad personam, con eccessive duplicazioni e limitare la ridondanza delle transazioni SAP®.
Il numero di figure professionali dovrebbe essere compreso tra il 10% e il 30% degli utenti definiti dal sistema.
Gli oggetti dell’autorizzazione
Gli oggetti dell’autorizzazione vengono utilizzati per separare le specificità all’interno delle transazioni SAP®. Per esempio, nel caso della creazione degli ordini di vendita, è possibile segregare i ruoli che possono gestire o vedere alcuni tipi di documenti di vendita dagli altri. Esistono più di 3.000 oggetti di autorizzazione che controllano le varie transazioni SAP®, in modo da coprire più funzioni professionali.
Ruoli chiari per un progetto di successo: la matrice RACI
The matrice RACI può aiutare i project manager a risolvere le criticità in modo da definire i ruoli e responsabilità
Si tratta di una matrice di assegnazione delle responsabilità finalizzata alla descrizione della partecipazione di vari ruoli al completamento di attività o risultati finali per un progetto o un processo aziendale.
Le quattro responsabilità chiave della matrice RACI
L’acronimo RACI deriva proprio dalle quattro responsabilità chiave più tipicamente utilizzate: responsible, accountable, consulted, and informed. Vediamo cosa significano concretamente questi termini.
- Responsible è la persona responsabile dell’esecuzione del lavoro;
- Accountable è il “responsabile dell’approvazione dell’attività”. In altri termini è la figura responsabile di supervisionare e approvare il lavoro in corso di svolgimento.
- Consulted è invece la “persona consultata” in presenza di problematiche particolari. In questo caso, l’operatore può essere una persona interna all’azienda, oppure un consulente esterno.
- Infine, per informed, si intende la “persona informata”: cioè la figura che non ha bisogno di essere coinvolta in maniera attiva, ma va comunque costantemente informata in quanto ha interesse che il progetto venga portato a termine. In genere le “persone informate” corrispondono agli stakeholder.
Software Business per il tuo progetto
Con il team di progetto SAP® vengono elencati, nella parte sinistra della matrice, tutti i processi e le attività implementati sul gestionale. Grazie all’interazione con il settore risorse umane dell’azienda, Software Business contribuisce a determinare le persone o le posizioni richieste. Una volta identificate le attività, viene avviato il processo per determinare le figure necessarie al completamento dei progetti.
Software Business, SAP® partner Open Ecosystem, fornisce servizi integrati a supporto del software gestionale.
The matrice RACI rende più facile per le principali parti interessate visualizzare l’ambito del progetto e identificare le risorse necessarie al completamento dell’attività evitando situazioni in cui più persone lavorano sulla stessa attività, o in conflitto tra loro, a causa di una definizione poco chiara dei progetti.
