Un file di bonifici rifiutato dalla banca si scopre il giorno dopo, quando i fornitori chiamano perché il pagamento non è arrivato. Gli adeguamenti EPC CBI sono una scadenza di questo tipo, con effetti sul ciclo passivo e sugli incassi. Nel report scaricabile «Il finance su SAP S/4HANA» abbiamo messo che cosa cambia per l’amministrazione e come si verifica lo stato dei propri tracciati.
Perché una modifica dei tracciati tocca l’amministrazione
Nei file di pagamento e incasso la contabilità esce dal sistema e diventa denaro che si muove, e per questo un tracciato non più valido blocca l’intera distinta invece della singola riga sbagliata.
Il processo contabile è rimasto quello di prima. È cambiato il formato con cui SAP scrive il file, insieme ai controlli che la banca applica in ricezione: due sistemi identici sul piano funzionale si comportano in modo diverso a seconda di come sono configurati i programmi di pagamento.
Che cosa sono gli standard EPC e CBI?
La migrazione del 2024 ha sostituito la versione 2009 di ISO 20022 con quella del 2019 su tutti e quattro gli schemi. Ha toccato sia i messaggi che le banche si scambiano fra loro sia quelli che l’azienda manda al proprio istituto, cioè esattamente i file che escono da SAP.
Quali strumenti di pagamento sono coinvolti?
| Strumento | Che cosa è cambiato | Dove si vede in SAP |
|---|---|---|
| Bonifici SEPA (SCT) | Nuovi campi obbligatori nel tracciato XML e controlli formali aggiuntivi in ricezione. | Programma di pagamento automatico e relativo DMEE, da riallineare al formato 2019. |
| Bonifici esteri | Dismesso il tracciato CBI PE-EF in formato testo. Obbligatorio il Bonifico estero XML. | Metodo di pagamento dedicato e albero DMEE separato: l’intervento è una sostituzione, non una modifica. |
| Incassi SEPA (SDD) | Tracciato allineato ai rulebook 2023 nelle varianti Core e B2B, con validazioni più rigide sui mandati. | Dati bancari del cliente, anagrafica dei mandati, generazione della distinta di incasso. |
La differenza fra le tre righe conta nella stima dei tempi. Sui bonifici SEPA e sugli incassi si interviene su strutture esistenti; sul bonifico estero si introduce un formato che prima non c’era, e questo richiede un ciclo di test con la banca, non solo in sistema.
Come si adegua un sistema SAP?
L’intervento tocca tre cose. La prima è il formato: gli alberi DMEE che generano i file vanno aggiornati alla versione corrente dei tracciati, che le banche pubblicano nella propria area documentale. La seconda sono i dati di base: codici IBAN e BIC, dati del creditore, riferimenti dei mandati SDD, campi che nel vecchio tracciato erano facoltativi e nel nuovo non lo sono più. La terza è il test, che si fa inviando una distinta reale di importo contenuto e leggendo la ricevuta della banca.
L’ordine conta. Aggiornare il formato senza bonificare prima i dati di base produce file formalmente corretti che la banca scarta per contenuto, ed è il caso più difficile da diagnosticare, perché in SAP il file esce senza segnalazioni di errore.
Quanto costa non intervenire
Un file scartato non si corregge al volo. Significa rifare la distinta verso una banca che nel frattempo ha chiuso la finestra di valuta. Sulle scadenze di fine mese questo significa pagamenti che slittano al giorno lavorativo successivo.
Sugli incassi l’effetto è sul circolante, e si vede nei numeri che arrivano al controllo di gestione. Un SDD rifiutato per un mandato con riferimenti incompleti torna indietro dopo giorni, e l’incasso previsto non c’è. Chi gestisce molti addebiti ricorrenti scopre il problema su un numero di posizioni alto tutte insieme, perché l’errore è nell’anagrafica, non nella singola partita.
C’è poi una parte che non dipende da SAP. Le validazioni applicate in ricezione variano fra istituti, e capita che lo stesso file passi in una banca e venga scartato in un’altra. Per questo il collaudo si fa con ciascuna banca con cui l’azienda lavora, non una volta sola.
Domande frequenti sugli standard EPC CBI
Perché si trovano ancora riferimenti al 19 novembre 2023?
Era la data originale, fissata nei rulebook 2023 pubblicati dall’EPC. Il 24 ottobre 2023 l’EPC ha rinviato la migrazione al 17 marzo 2024 per dare più tempo ai test. Molti documenti bancari e articoli pubblicati prima del rinvio riportano ancora la prima data.
Quanto tempo richiede l’adeguamento?
Dipende da quanti metodi di pagamento sono attivi e da quante banche sono coinvolte. Quello che allunga i tempi è il ciclo di test con ciascun istituto, perché l’attesa è la loro, non la vostra.
Serve anche a chi fa pochi bonifici esteri?
Sì, perché il vecchio tracciato PE-EF non è più accettato. Chi ne fa pochi scopre il problema al primo invio utile, spesso in un momento in cui il pagamento non può aspettare.
Come si verifica se il proprio sistema è già allineato?
Si genera una distinta di prova e si confronta il file prodotto con le specifiche del tracciato pubblicate dalla banca. Per estrarre l’elenco dei metodi di pagamento attivi sono comode le Core Data Services. Un sistema aggiornato dal reparto IT senza collaudo bancario non è una verifica: è un’ipotesi.
L’adeguamento si può unire a un progetto di upgrade?
Conviene, se l’upgrade è già in piano nei mesi successivi: i test bancari si fanno una volta sola invece di due. Se invece l’upgrade è lontano, l’adeguamento va trattato come intervento a sé, perché la scadenza è già passata.
Parliamo del vostro ciclo di pagamenti
Il team di Software Business interviene sulla configurazione dei tracciati di pagamento e incasso nei sistemi SAP delle aziende del mid-market italiano, dal progetto di conversion alla manutenzione dell’esercizio. Se volete una verifica dello stato dei vostri tracciati, scriveteci: si parte dalle ricevute bancarie delle ultime distinte, non da un’analisi del sistema.
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