In molti magazzini la merce si trova perché qualcuno sa dov’è. Funziona, fino al giorno di ferie di quella persona: allora un prelievo da venti minuti diventa un’ora, e qualche spedizione parte con il codice sbagliato. Come si riordina il flusso fisico fra ricevimento, stoccaggio e spedizione è raccolto nel report scaricabile «Il flusso fisico».
Perché il magazzino a memoria smette di funzionare
Il limite non è la bravura degli operatori: è che la conoscenza non è trasferibile. Un magazziniere con dieci anni di esperienza prende il pezzo giusto senza guardare il codice; un sostituto, un nuovo assunto o un interinale di picco no, e nessuno può insegnargli in una settimana quello che l’altro ha imparato in dieci anni.
Gli effetti si vedono nei numeri che l’azienda guarda per altri motivi. Le rettifiche di inventario crescono perché i movimenti vengono registrati a fine giornata e qualcuno si perde. I resi per merce errata aumentano nei mesi di picco. Il tempo di evasione varia in modo inspiegabile fra due giornate con lo stesso volume di ordini.
Che cos’è la gestione a ubicazioni?
È il presupposto di tutto il resto. Senza codifica delle ubicazioni il sistema conosce la quantità totale di un materiale ma non dove si trova, e nessuna logica di prelievo può essere applicata, perché non c’è nulla da ordinare.
Quali logiche diventano possibili?
| Logica | Che cosa fa | Quando serve |
|---|---|---|
| Strategia di immagazzinamento | Il sistema propone l’ubicazione in cui mettere la merce in arrivo, in base a zona, dimensione e rotazione. | Quando lo spazio è stretto: la merce non finisce nel primo posto libero e il magazzino non si satura a macchia. |
| FIFO e gestione delle scadenze | Il prelievo viene indirizzato sul lotto entrato prima, o su quello che scade prima. | Alimentare, cosmetico, farmaceutico, componenti con validità. Senza ubicazioni non è applicabile in modo affidabile. |
| Percorso di prelievo | Gli ordini vengono raggruppati e le righe ordinate secondo la disposizione fisica delle corsie. | Molte righe per ordine o molti ordini piccoli: è la voce su cui si recupera più tempo. |
| Inventario per aree | Conteggio di porzioni di magazzino a rotazione, senza fermare l’attività. | Dove l’inventario annuale costa una chiusura di due giorni. |
Le quattro righe non si attivano tutte insieme. L’ordine che funziona è quello della tabella: prima si sa dove sta la merce, poi si decide dove metterla, poi si ottimizza come prenderla.
Che cosa chiede il progetto al magazzino?
La prima attività è fisica: etichettare le ubicazioni. Significa decidere una codifica leggibile dagli operatori, stampare le etichette, applicarle su scaffalature e aree a terra, e verificare che siano leggibili con il terminale nelle condizioni reali di luce e altezza. È lavoro di giorni, da fare a magazzino operativo.
La seconda è il censimento: che cosa c’è adesso e dove. Qui emergono le giacenze che il sistema non conosce e i materiali che nessuno sa più a cosa servono. Il censimento è l’unico momento in cui conviene affrontarli, perché dopo entrano nelle ubicazioni e diventano scorta ufficiale.
La terza riguarda le persone. Un operatore che per vent’anni ha preso il pezzo a occhio deve ora leggere un codice e confermare, cioè fare un gesto in più per ogni movimento. L’adesione si ottiene mostrando che il terminale gli evita di cercare, non ripetendo che il sistema è più preciso. Dove il magazzino lavora con app Fiori le operazioni si riducono a poche schermate per compito.
Quando non conviene farlo
Con pochi codici, rotazione lenta e un magazzino che si gira a vista, la codifica delle ubicazioni aggiunge un gesto a ogni movimento e non toglie nessun problema. La soglia si misura sul numero di persone che devono trovare la merce senza averla messa lì loro, non sui metri quadri.
C’è poi il caso del magazzino disordinato in senso fisico: corsie strette, materiale a terra fuori dalle aree, scaffalature non modulari. Codificare un disordine produce una mappa fedele di un magazzino che funziona male, e lo stesso vale per un impianto automatizzato installato su flussi non rivisti, e il guadagno è minimo. Prima serve il riordino fisico, che non è un progetto informatico.
Infine la manutenzione: le ubicazioni cambiano, le scaffalature si spostano, le zone si riorganizzano. Serve qualcuno che aggiorni la mappa quando il magazzino si muove, altrimenti in un anno il sistema propone ubicazioni che non esistono più e gli operatori ricominciano a fare da sé. È lo stesso presidio che serve dopo un roll out su un nuovo sito.
Domande frequenti sul Warehouse Management
Servono terminali in radiofrequenza?
Per registrare nel momento del movimento sì, ed è il punto che fa la differenza fra una mappa aggiornata e una mappa di ieri. Prima dell’acquisto va verificata la copertura di rete in tutto il magazzino, comprese le zone fra scaffalature alte e le aree esterne coperte.
Quanto dura un progetto di questo tipo?
La configurazione è la parte breve. Quello che determina la durata è l’etichettatura e il censimento, che dipendono dai metri di scaffalatura e dal numero di codici, e si fanno mentre il magazzino lavora.
Si può partire da una zona sola?
Sì, ed è l’approccio che riduce il rischio: si codifica un’area, si avvia, si misura per qualche settimana e si estende. L’unico vincolo è che la zona scelta abbia un flusso completo, dal ricevimento alla spedizione, altrimenti la prova non dice niente.
Che rapporto ha con le spedizioni?
Diretto: il prelievo confermato genera la consegna, e da lì parte la spedizione. Dove i corrieri sono collegati al sistema l’etichetta esce alla conferma del prelievo, senza passaggi intermedi.
Che cosa succede alle giacenze durante il passaggio?
Vengono riportate nelle ubicazioni censite, e le differenze emerse nel censimento si rettificano prima dell’avvio, con effetto sui costi che arrivano al controllo di gestione. È un’operazione da concordare con l’amministrazione, perché quelle rettifiche hanno un effetto contabile.
Parliamo del vostro magazzino
Il team di Software Business imposta la gestione a ubicazioni sui sistemi SAP delle aziende del mid-market italiano, dall’impianto della codifica all’avvio dei terminali in reparto. Per capire da quale area conviene partire serve una pianta del magazzino e il numero di codici movimentati: scriveteci e guardiamo quelli.
Come si riordina il percorso della merce fra ricevimento, stoccaggio e spedizione: che cosa misurare prima di intervenire e quali dati servono per dimensionare il lavoro.