Tenere traccia di tutti gli interventi esterni all’azienda per monitorare costi e tempistiche: è questo l’obiettivo di una specifica applicazione sviluppata da Software Business in ambiente SAP – utilizzabile da desktop, tablet e smartphone – e focalizzata proprio su tutti gli aspetti collegati ai timesheet.

L’obiettivo è quello di poter contare su uno strumento facile e intuitivo, in grado di rendere disponibili, all’interno di SAP, tutti i dati relativi agli interventi in esterna (es. manutenzione, lavori specifici all’interno di cantieri, installazioni e altri interventi tecnici), dai costi alle ore effettivamente impiegate dai dipendenti. 

Per molte aziende, tenere sotto controllo tutti gli aspetti collegati agli interventi esterni può essere faticoso e complesso e spesso si ricorre a processi affidati esclusivamente alla manualità dell’operatore. Questo rischia di compromettere l’efficienza dei processi di gestione: i tempi sono molto più lunghi, perché vanno destinate ore di lavoro all’analisi di tutti i timesheet (cartacei), uno alla volta, senza contare il rischio dell’errore umano. Tempi più lunghi significano anche costi che aumentano. 

La risposta a questa criticità è la gestione automatizzata dei timesheet. 

L’applicazione sviluppata da Software Business è utilizzabile in tutti i rami aziendali ma è fortemente focalizzata sul lavoro delle risorse itineranti. Concretamente, il principale obiettivo dello strumento è quello di consentire a ogni operatore di registrare in totale autonomia e in mobilità dati fondamentali, come l’inizio e la fine dei lavori, i costi, il tipo di intervento realizzato e persino i veicoli utilizzati.   

La possibilità di registrare in tempo reale questi dati – immediatamente disponibili all’interno del sistema informativo – è cruciale, perché consente all’azienda di tenere sotto controllo costi e tempistiche. Inoltre, ai dati principali è possibile aggiungere anche informazioni più specifiche: 

• richieste di straordinario, nel caso in cui l’intervento richiedesse più tempo;
• consuntivo delle spese per i chilometri percorsi, rimborsi per i pernottamenti, buoni pasto;
• numero targa veicolo utilizzato per gli spostamenti per la gestione della manutenzione chilometrica e dei costi;
• eventuali attrezzature. 

Questi ulteriori elementi contribuiscono a facilitare il controllo di gestione in particolare sotto il profilo dei costi.

L’applicazione realizzata da Software Business consente quindi una panoramica a 360 gradi sull’intervento in esterna, senza trascurare nessun aspetto, nell’ottica di fornire una chiara comprensione sulla profittabilità dell’intervento. Grazie al collegamento con gli oggetti di contabilizzazione, l’app consente il passaggio delle informazioni in maniera automatizzata e in real time. 

In questo modo l’attività di elaborazione del rapporto, con tutte le informazioni sull’intervento, è delegata totalmente agli operatori, o al caposquadra, i quali dovranno semplicemente inviare il file a fine giornata ai responsabili per l’approvazione. Non essendo quindi più necessario attendere il caricamento manuale dei dati, già a fine intervento è possibile chiudere l’ordine e fatturare.  

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