Il costo di riscrivere quello che qualcuno ha già scritto
Un ordine che arriva via e-mail viene letto da una persona e ribattuto nell’ERP. In quel passaggio si perde tempo e ogni tanto si sbaglia un codice o una quantità, e l’errore si scopre alla consegna, quando costa di più. Moltiplicato per le centinaia di ordini che una rete di clienti manda ogni settimana, diventa una posizione di lavoro impegnata a copiare dati da un sistema all’altro.
C’è poi il caso in cui la questione non si pone nemmeno: alcuni clienti della grande distribuzione mandano gli ordini solo in EDI, e senza quel canale il fornitore resta fuori.
Che cos’è l’EDI?
La differenza rispetto a un allegato inviato per posta elettronica sta nell’essere strutturato. Un PDF va letto da una persona, un messaggio EDI ha campi in posizioni note: il sistema del fornitore sa che in quel punto c’è il codice articolo del cliente, in quell’altro la quantità, in quell’altro ancora la data di consegna richiesta.
Su questo poggia l’automatismo: l’ordine ricevuto diventa un ordine di vendita nell’ERP senza che nessuno lo digiti, e la conferma torna al cliente per la stessa strada.
Quali documenti si scambiano?
Il flusso classico segue il ciclo dell’ordine. Il cliente manda l’ordine, il fornitore risponde con la conferma, comunica la spedizione con un avviso che anticipa che cosa sta arrivando e in quali colli, dato che alimenta anche il monitoraggio delle spedizioni, e chiude con la fattura. In alcuni settori si aggiungono i messaggi di giacenza e di venduto, che il cliente manda al fornitore per far pianificare il riassortimento.
Ogni documento ha una sua struttura standard, ma i partner grandi ne pubblicano una propria variante con campi obbligatori aggiuntivi. «Fare EDI» non si fa dunque una volta sola: si rifà per ogni partner, con la sua specifica sul tavolo.
Che cosa serve per farlo funzionare?
| Elemento | Che cosa comporta | Chi lo decide |
|---|---|---|
| Il canale di trasmissione | Come i messaggi viaggiano fra le due aziende: rete a valore aggiunto, connessione diretta o servizio in cloud. | Di solito lo impone il partner commerciale. |
| Lo standard del messaggio | La grammatica del documento e la variante specifica del partner, con i suoi campi obbligatori. | Il partner pubblica la specifica; il fornitore si adegua. |
| La transcodifica | La tabella che lega i codici del partner a quelli dell’ERP: articoli, unità di misura, punti di consegna, listini. Poggia sull’anagrafica dei partner. | L’azienda, ed è la parte che richiede più lavoro. |
| La gestione degli scarti | Che cosa succede quando un messaggio arriva incompleto o con un codice sconosciuto: chi lo vede e in quanto tempo. | L’azienda, in fase di progetto. |
La terza riga allunga i progetti più di tutte le altre. Il codice con cui il cliente chiama un prodotto non è quello a magazzino, l’unità di misura può essere il collo invece del pezzo, il punto di consegna può essere un negozio che nell’anagrafica non esiste come destinatario. Tutte cose che si scoprono facendo le prove con il partner, non leggendo la specifica.
Quando un progetto EDI va male
Il modo più comune è sottovalutare i test. Se si prova solo l’ordine standard e si va in esercizio, i casi veri arrivano dopo: l’ordine con la riga annullata, quello con la consegna parziale, il reso, l’articolo in promozione con un codice temporaneo. Ognuno di questi, se non è previsto, diventa un messaggio scartato che qualcuno deve accorgersi di aver perso.
Il secondo modo è non decidere chi guarda gli scarti. Un flusso automatico che nessuno presidia funziona finché funziona, e il giorno che si ferma se ne accorge il cliente, non il fornitore. Serve un punto in cui gli errori si vedono e una persona con il compito di guardarlo tutti i giorni. Su come si presidia un sistema dopo l’avvio c’è il pezzo dedicato al Go Live.
Domande frequenti sulla gestione EDI
EDI e fattura elettronica sono la stessa cosa?
No. La fattura elettronica italiana è un obbligo verso l’Agenzia delle Entrate e passa dal Sistema di Interscambio; l’EDI è un accordo commerciale fra due aziende e copre tutto il ciclo dell’ordine, non solo la fattura. Convivono: molte aziende mandano la fattura al cliente in EDI e allo SDI nel formato previsto dalla norma. Sul lato passivo il documento entra poi nel flusso di registrazione delle fatture fornitori.
Quanto costa avviare un canale EDI con un nuovo cliente?
Il costo si concentra sul primo partner, perché lì si costruisce l’impianto. Dal secondo in poi resta il lavoro di mappatura e di test, che dipende da quanto la sua specifica si discosta da quelle già gestite. Chiedere la specifica prima di preventivare evita sorprese.
Serve un fornitore esterno o si fa internamente?
Dipende da quanti partner ci sono e da come cambiano. Un’azienda con due clienti EDI stabili può gestirli con risorse interne; una che ne aggiunge diversi ogni anno, ognuno con la sua variante, di solito affida il presidio all’esterno e tiene in casa la conoscenza dei propri processi.
Che cosa succede se il partner cambia la specifica?
Succede regolarmente, e va messo a piano. I partner grandi comunicano le modifiche con un preavviso e una finestra di adeguamento: se nessuno in azienda riceve quelle comunicazioni e le gira a chi mantiene le mappature, il flusso si rompe alla data di entrata in vigore.
L’EDI serve anche a chi vende poco a pochi clienti?
Come efficienza, quasi mai. Come condizione commerciale, spesso sì: se quei pochi clienti sono catene che lavorano solo in EDI, il progetto non si valuta sul tempo risparmiato ma sulla possibilità di continuare a fornirli.
Parliamo dei vostri flussi
Software Business affianca le aziende del mid-market nei progetti SAP, compresi i flussi verso clienti e fornitori. Se avete una specifica EDI di un partner sul tavolo e volete capire che cosa comporta, scrivici: la leggiamo insieme e vi diciamo dove sta il lavoro.