Registrazione automatica delle fatture passive: come rendere più efficiente l’ufficio amministrativo con SAP VIM

La gestione di tutti gli aspetti legati alle fatture passive è un’attività che spesso in azienda incide negativamente sui processi, contribuendo a ingolfare il flusso di lavoro e a renderlo meno snello.

SAP Vendor Invoice Management – Vim è la soluzione innovativa per la gestione e l’elaborazione delle fatture passive. Si tratta di un applicativo fortemente integrato con SAP caratterizzato da regole, ruoli e azioni preconfigurati per automatizzare completamente la ricezione e la registrazione delle fatture. Con Vim i processi di riconciliazione e contabilizzazione delle fatture possono contare su automatizzazione, ottimizzazione del ciclo di gestione e semplificazione. In particolare, quando l’azienda si trova a dover gestire una gran mole di dati relativi a fatture passive da contabilizzare, l’operatore adibito a questa funzione viene supportato al 100% dalla soluzione SAP Vim. I tempi di contabilizzazione vengono abbattuti quasi del tutto e la figura impiegata per la gestione vede le proprie mansioni alleggerite: niente più operazioni di data entry oppure operazioni  manuali, ma un processo completamente automatizzato e integrato nell’ambiente SAP.  

Con l’introduzione dell’obbligo di legge di emettere fattura elettronica in Italia, la soluzione Vim è ancora più vantaggiosa e utile per le aziende. Il formato xml, infatti, è strutturato con una serie di tag predefiniti, attraverso i quali il sistema riconosce tutte le informazioni fondamentali della fattura – importo, fornitore etc – con un margine di errore pari a zero. 

UNA SOLUZIONE, TANTI STRUMENTI PER LE FATTURE

La soluzione SAP Vim è caratterizzata dai seguenti elementi

  • Include l’elaborazione preconfigurata per la contabilizzazione di fatture passive; 
  • Si basa su apprendimento automatico e intelligenza artificiale. Consente, infatti, di servirsi di soluzioni per semplificare le attività, come l’approvazione delle fatture e l’apprendimento automatico, per ridurre al minimo l’immissione dei dati e le azioni non automatizzate degli utenti; 
  • Regole, ruoli e azioni preconfigurati: Vim contribuisce a ottimizzare e automatizzare l’elaborazione dei flussi delle fatture più comuni, sia che si tratti di documenti in formato xml che in formato pdf, con regole e controlli specifici per paese; 
  • In fase di riconoscimento dei dati della fattura, in particolare, il sistema in modo automatico “legge” e riconosce i dati presenti nel documento, sia pdf che xml. In quest’ultimo caso i dati passano in automatico sul sistema SAP che riconosce i vari tag. In caso di documento in formato pdf, invece, il file passa sul sistema tramite un’altra funzionalità esterna a SAP, ma comunque integrata, Invoice Capture Center, un centro di riconoscimento dei dati della fattura attraverso il quale vengono riconosciute le info presenti nel pdf. Questo tipo di documento richiede, però, un’azione di convalida da parte dell’utente che attraverso una schermata e dei tag verifica la completezza delle informazioni; 
  • Classifica e veicola automaticamente le eccezioni e i documenti correlati alla persona giusta per la risoluzione, l’approvazione, il pagamento o qualsiasi altra azione; 
  • Consente alle parti coinvolte in qualunque tipo di controversia di accedere in modo rapido ed efficiente alle informazioni rilevanti utilizzando qualsiasi dispositivo e anche da mobile;
  • Mette a disposizione degli utenti una reportistica dettagliata per analisi e monitoraggio del flusso di ciclo passivo con indicatori KPI aggiornati in tempo reale.

I VANTAGGI DI SAP VIM

I vantaggi della soluzione SAP Vim sono notevoli. Per le aziende la possibilità è quella di ottenere:

  • Processi automatizzati e integrati, standardizzando i diversi passaggi. E’ possibile cioè razionalizzare tutti i processi manuali ormai limitati al minimo e ridurre i tempi di lavorazione;
  •  Accurati report, dal punto di vista del controllo sui processi, che consentono una migliore visibilità su aspetti come passività e ed esigenze di cassa, task di processo che bloccano il workflow (es fatture ferme, etc.) e monitoraggio di tutte le fasi del processo di verifica fattura; 
  • Una soluzione perfettamente integrata nel sistema SAP, che risulta semplice ed intuitiva  anche se applicata con fonti esterne; 
  • Un’interfaccia lato utente user friendly
  • Un miglioramento in generale dei processi di business e dell’efficienza della forza lavoro, grazie alla riduzione del rischio di compliance; 
  • Abbattimento dei costi sostenuti per la gestione di  errori manuali o per l’estrazione dei dati.

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