Un responsabile di magazzino che per registrare un’entrata merci deve ricordare un codice transazione, scegliere fra dodici campi e sapere quali compilare fa un lavoro di memoria che non c’entra con il suo mestiere. È su questo che si misura un progetto Fiori, non sull’aspetto delle schermate.
Perché l’interfaccia decide quanto costa il sistema
La formazione su SAP ha due voci. La prima è il processo: come si registra una fattura, quando si rilascia un ordine, che cosa succede a valle. La seconda è lo strumento: dove sta quel campo, quale transazione lo contiene, in che ordine si premono i tasti. La prima resta valida per anni, la seconda si perde alla prima assenza lunga.
Quando la seconda voce pesa troppo, il sistema diventa territorio di pochi utenti esperti. Le registrazioni si accumulano su chi sa farle, i colleghi girano il documento a loro invece di inserirlo, e il dato entra in SAP con un giorno di ritardo. Fiori interviene su questo punto, riducendo la parte da memorizzare e lasciando quella da capire.
Che cos’è SAP Fiori?
Presentato nel 2013, Fiori ha smesso di essere numerato per versioni: SAP identifica l’evoluzione con il nome del tema di design, e quello corrente è Horizon, nelle varianti chiara, scura e a contrasto elevato per l’accessibilità. Dal rilascio S/4HANA 2023 Horizon è il tema predefinito al posto di Quartz, e chi vuole mantenere il precedente deve impostarlo esplicitamente nel parametro di customizing dedicato.
Come si organizzano le app per ruolo?
L’unità su cui si progetta è il ruolo, non la singola app. L’amministratore definisce quali gruppi di app — organizzati in spaces e pages — sono visibili a chi si occupa di acquisti, a chi lavora in produzione, a chi presidia il credito. L’utente apre il launchpad e trova le sue, senza cercarle.
È la parte che determina il risultato del progetto e quella che viene sottovalutata più spesso. Un launchpad con duecento tessere uguali per tutti è il vecchio menu SAP con un’altra grafica, e sposta il problema invece di risolverlo. Vale anche il contrario: un ruolo con tre app quando il reparto ne usa dieci riporta l’utente a chiedere l’accesso alla transazione.
Fiori sostituisce SAP GUI?
| Ambito | Dove si lavora | Perché |
|---|---|---|
| Attività ricorrenti degli utenti di reparto | App Fiori sul launchpad | Compito circoscritto, pochi campi, accesso da browser e da mobile senza installazioni. |
| Transazioni senza app corrispondente | SAP GUI, o la transazione richiamata dentro il launchpad | La copertura delle app cresce a ogni rilascio ma non è totale: alcune funzioni restano solo nel GUI. |
| Configurazione, sviluppo, amministrazione di sistema | SAP GUI e strumenti di sviluppo | Attività tecniche su cui l’interfaccia a tessere non porta vantaggi. |
La convivenza è quindi la condizione normale, non una fase di passaggio. Nei progetti che funzionano Fiori copre il lavoro quotidiano dei reparti e il GUI resta per il resto, con un criterio dichiarato su che cosa sta dove.
Quali vantaggi porta nel lavoro di tutti i giorni?
Il primo vantaggio è l’accesso da dispositivo mobile senza client da installare: un’app Fiori è una pagina web e si apre da tablet o da telefono. Per chi lavora in stabilimento o in trasferta questo significa registrare quando il fatto avviene, invece di annotarlo su un foglio e riportarlo a fine turno. La gestione degli interventi di manutenzione in mobilità e l’avanzamento della produzione sono i due casi in cui la differenza si vede nei dati, non nei commenti degli utenti.
Poi c’è l’addestramento, che si accorcia sulle attività semplici. Un’app che fa una cosa sola si impara guardandola; una transazione con sei schede e trenta campi facoltativi no.
Resta il controllo sugli accessi. Dato che le app arrivano dal ruolo, l’elenco di ciò che un utente può fare diventa leggibile anche da chi non è tecnico, e le revisioni periodiche delle autorizzazioni si fanno in meno tempo.
Quando Fiori non risolve il problema
Se il processo sottostante è disordinato, l’interfaccia nuova lo rende solo più rapido da sbagliare. Un ciclo di approvazione con tre passaggi non necessari resta di tre passaggi anche dentro un’app ben fatta, e gli utenti continuano a scavalcarlo come facevano prima.
C’è poi il costo che nessuno mette nel preventivo: la manutenzione dei ruoli. Ogni assunzione, ogni cambio di mansione, ogni modulo nuovo richiede di rivedere le assegnazioni, e senza un referente interno che se ne occupa il launchpad si riempie di tessere che nessuno usa. È la stessa ragione per cui un roll out su una nuova società non si limita a replicare i ruoli esistenti.
Infine le app su misura. Si possono sviluppare, e in alcuni casi convengono, ma ogni app custom è codice da mantenere agli aggiornamenti. Prima di scriverne una conviene controllare se esiste già nel catalogo standard o se basta adattare le impostazioni di una esistente.
Domande frequenti su SAP Fiori
Fiori richiede SAP S/4HANA?
È l’interfaccia standard di S/4HANA, dove la copertura funzionale delle app è più ampia. Su SAP ERP esistono app Fiori attivabili, ma il numero è inferiore: su un sistema non ancora convertito conviene verificare quali app coprono i processi effettivamente usati prima di pianificare l’attivazione.
Quante app servono per partire?
Meno di quante se ne attivino di solito. Il criterio utile è partire dai compiti che un reparto ripete ogni giorno, misurarne l’adozione per qualche settimana e aggiungere dopo. Cinque app che qualcuno apre ogni giorno sono un risultato; cinquanta attivate e mai toccate sono lavoro da rifare.
Serve una connessione per lavorare da mobile?
Sì: le app Fiori sono applicazioni web e richiedono collegamento al sistema. Nei reparti con copertura di rete discontinua questo va verificato prima, perché un’app che non si apre a metà capannone viene abbandonata in pochi giorni.
Chi si occupa dei ruoli dopo l’avvio?
È un’attività continuativa, non di progetto. Nei sistemi seguiti in esercizio rientra nel contratto di assistenza, con un referente interno che raccoglie le richieste di modifica.
Il tema Horizon si può cambiare?
Sì, i temi disponibili si impostano a livello di sistema e l’utente può scegliere fra quelli abilitati. Dopo un aggiornamento a S/4HANA 2023 o superiore l’aspetto del launchpad cambia da solo: se non era previsto, conviene avvisare gli utenti prima, perché arrivano segnalazioni di malfunzionamento che non lo sono.
Parliamo dei vostri utenti
Il team di Software Business attiva e configura le app Fiori sui sistemi SAP delle aziende del mid-market italiano, partendo dalle attività che i reparti svolgono ogni giorno. Per capire quali app coprono i vostri processi serve l’elenco delle transazioni più usate nell’ultimo anno: se lo avete, scriveteci e lo guardiamo insieme.