Un addetto al customer service che per rispondere «dov’è il mio ordine» apre quattro portali diversi, cerca per numero di bolla e trascrive lo stato in un’email fa un lavoro che il sistema può fare da solo. Come si riordina il flusso fisico fra magazzino e trasporto è nel report scaricabile «Il flusso fisico».
Perché il tracciamento fuori dal sistema costa più di quanto sembra
Il costo visibile è il tempo: qualche minuto per richiesta, moltiplicato per le richieste di una giornata. Quello che pesa di più è l’altro, e non finisce in nessun conto: lo stato della spedizione resta fuori da SAP, quindi non è interrogabile da nessun report e non arriva al cliente se nessuno lo copia a mano.
Da qui nascono gli errori che si notano. Un numero di tracciatura trascritto con una cifra sbagliata manda il cliente su una pagina vuota. Una consegna partita e mai segnata come tale resta aperta nelle statistiche di puntualità. Due persone che rispondono allo stesso cliente danno due versioni, perché hanno guardato il portale in momenti diversi.
Che cosa significa integrare uno spedizioniere?
Ogni corriere espone i propri servizi con regole proprie: campi obbligatori diversi, formati di etichetta diversi, modalità di autenticazione diverse. Non esiste un’integrazione che valga per tutti, e il numero di corrieri da collegare è la voce che determina il costo del progetto, più del volume delle spedizioni.
Che cosa cambia in magazzino?
L’etichetta è la parte che si vede subito. Alla conferma della consegna il sistema richiede il formato al corriere e lo invia alla stampante del reparto, già configurata per quel tipo di supporto. L’operatore non apre nessun portale e non ridigita nulla: prende l’etichetta e la applica al collo. Dove il magazzino lavora con app Fiori la conferma di prelievo parte dal terminale, e la spedizione nasce da lì.
La parte meno visibile è il peso. Un’integrazione che funziona chiede pesi e dimensioni dei collo reali, non quelli stimati sull’anagrafica articolo. Dove il dato manca, il corriere rifiuta la richiesta o applica una tariffa diversa da quella concordata, e la differenza si scopre in fattura il mese dopo, quando il costo di trasporto arriva al controllo di gestione gonfiato senza spiegazione.
Quali strade esistono per collegare i corrieri?
| Soluzione | Che cos’è | Quando serve |
|---|---|---|
| Integrazione diretta per corriere | Un collegamento sviluppato in SAP verso i servizi di ciascun corriere, con la sua logica e i suoi campi. | Pochi corrieri stabili, volumi concentrati su uno o due. Costa meno all’inizio e cresce linearmente a ogni corriere nuovo. |
| Piattaforma di spedizione intermedia | Un servizio esterno collegato a molti corrieri, verso cui SAP manda un formato unico. | Molti corrieri, o corrieri che cambiano spesso. Si paga un canone e si evita di rifare il lavoro a ogni cambio. |
| Portale del corriere con importazione file | SAP produce un file di spedizioni che viene caricato sul portale; gli esiti rientrano con un secondo file. | Soluzione di passaggio, o corrieri minori senza servizi web. Resta un’operazione manuale, quindi un punto in cui il flusso si ferma. |
La scelta si fa contando i corrieri e guardando quanto spesso cambiano. Un’azienda con due corrieri da dieci anni e una con sei corrieri rinegoziati ogni anno hanno lo stesso bisogno e due risposte diverse. Lo stesso ragionamento torna in un roll out su una nuova società, dove i corrieri del nuovo sito non sono quelli della capogruppo.
Quando l’integrazione non risolve il problema
Se gli indirizzi dei clienti sono incompleti, l’integrazione li manda al corriere così come sono e le richieste vengono rifiutate una per una. Prima del collegamento serve una bonifica dell’anagrafica: codici di avviamento postale mancanti, città scritte in tre modi diversi, numeri di telefono assenti dove il corriere li richiede per la consegna su appuntamento.
Poi ci sono i pesi, che sono la causa più frequente di blocco. Se l’anagrafica articolo non li riporta e il magazzino non pesa i colli, il dato va stimato, e una stima sbagliata si traduce in sovrapprezzi che nessuno collega all’integrazione.
Infine la manutenzione. I corrieri modificano i propri servizi senza coordinarsi fra loro: un campo nuovo obbligatorio, una versione da dismettere, un certificato scaduto. Chi non ha un riferimento tecnico per intervenire si trova con un corriere fermo in un giorno di picco, e l’unica via di uscita è tornare al portale a mano. Per questo l’integrazione dei corrieri rientra in un contratto di assistenza invece di chiudersi con il collaudo.
Domande frequenti sull’integrazione degli spedizionieri
Quanti corrieri si possono collegare?
Non c’è un limite tecnico, c’è un limite di manutenzione: ogni corriere collegato è un collegamento che può rompersi quando il corriere cambia i suoi servizi. Oltre i tre o quattro conviene valutare una piattaforma intermedia.
Serve anche a chi spedisce poco?
Dipende da chi risponde ai clienti. Con poche spedizioni al giorno il tempo risparmiato è marginale, ma se le richieste di stato arrivano al commerciale invece che al magazzino il guadagno sta lì, non nel numero di spedizioni.
Si può stampare l’etichetta su più stampanti?
Sì, l’assegnazione si imposta per magazzino o per postazione. È una configurazione da definire prima dell’avvio, perché cambiarla dopo richiede di rivedere le autorizzazioni degli operatori.
Il cliente finale vede lo stato aggiornato?
Solo se qualcosa glielo manda. L’integrazione porta il dato dentro SAP; comunicarlo al cliente è un secondo passo, che si fa con una notifica automatica alla spedizione o con un’area riservata, come nei portali per la rete vendita.
Che cosa succede quando un corriere cambia le proprie interfacce?
Il collegamento va adeguato entro la data che il corriere comunica, di solito con qualche mese di preavviso. Chi non ha un presidio tecnico scopre la scadenza il giorno in cui le spedizioni si fermano, perché gli avvisi arrivano a un indirizzo di posta tecnico che nessuno legge.
Parliamo delle vostre spedizioni
Il team di Software Business collega i sistemi SAP delle aziende del mid-market ai servizi dei corrieri, dalla generazione dell’etichetta al ritorno degli stati di consegna, e segue gli adeguamenti quando i corrieri cambiano le proprie interfacce. Per una valutazione servono l’elenco dei corrieri in uso e un campione di anagrafiche clienti: scriveteci e guardiamo da dove conviene partire.
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