Molte aziende di produzione conoscono il margine sul bilancio e non lo conoscono sul singolo articolo. Finché il fatturato cresce la cosa resta nascosta; quando un cliente chiede uno sconto del cinque per cento, nessuno sa dire se quell’ordine lavorato in straordinario guadagna ancora. Che cosa serve mettere a sistema per rispondere è nel report scaricabile «Il finance su SAP S/4HANA».
Perché il margine di prodotto si perde per strada
Il conto economico dice quanto ha guadagnato l’azienda, non quali prodotti l’hanno fatta guadagnare. Fra i due numeri ci sono gli scarti di lavorazione, i tempi di attrezzaggio che nessuno ha misurato, le ore di straordinario attribuite al reparto invece che alla commessa, i materiali prelevati e mai registrati.
Ognuna di queste voci è piccola. Insieme spostano il margine di qualche punto, e quei punti stanno tutti sullo stesso gruppo di articoli: quelli lavorati in fretta, con materiale sostituito, su una macchina diversa da quella prevista a ciclo. Sono gli articoli su cui il commerciale concede gli sconti, perché nessuno gli ha mai detto che costano di più degli altri.
Che cos’è il controllo di gestione in produzione?
La parte che si sottovaluta è la prima. Un costo previsto calcolato su una distinta base ferma a tre anni fa produce scostamenti che non dicono niente sulla produzione: dicono che la distinta è vecchia. Lo stesso vale per i cicli, dove i tempi macchina inseriti al momento dell’avvio non vengono quasi mai rivisti dopo una modifica di attrezzatura.
Quali dati servono per far funzionare il modello?
| Dato di base | Che cosa determina | Dove si rompe |
|---|---|---|
| Distinta base | Il costo dei materiali del prodotto finito, livello per livello. | Componenti sostituiti in produzione e mai riportati a sistema; scarti reali diversi dalle percentuali inserite. |
| Ciclo di lavoro | Le ore di manodopera e di macchina previste per ogni fase. | Tempi stimati all’avvio del sistema e non aggiornati dopo i cambi di attrezzatura o di layout. |
| Centri di costo | Le tariffe con cui si valorizzano ore macchina e ore uomo. | Tariffe calcolate su volumi di un esercizio passato: a volumi calati, il costo orario reale è più alto di quello a sistema. |
Le tre righe hanno una conseguenza pratica: un progetto di controllo di gestione comincia dalla bonifica dei dati tecnici, che è lavoro dell’ufficio tecnico e della produzione, non del controller. Partire dalla reportistica significa costruire il cruscotto prima dei sensori.
Come si valorizza il magazzino?
Il costo del prodotto finito dipende da come si valorizzano i materiali che lo compongono, e questa è una scelta che precede il controllo di gestione. Chi lavora a costo standard, impostazione diffusa nei sistemi arrivati da una conversion a SAP S/4HANA, ha valori stabili e scostamenti da spiegare; chi usa il Material Ledger ottiene il costo effettivo per periodo, con il prezzo reale di acquisto — quello che entra dalla registrazione delle fatture passive — ribaltato sui livelli superiori della distinta.
La seconda strada dà numeri più aderenti e chiede chiusure periodiche disciplinate. Su materie prime con prezzi che oscillano — metalli, imballaggi, energia incorporata nelle lavorazioni esterne — la differenza fra le due impostazioni è visibile sul margine, non solo in contabilità.
Quali indicatori guardare, e quanti
Tre numeri per famiglia di prodotto bastano per cominciare: scostamento sui materiali, scostamento sulle ore, margine di contribuzione. Sono quelli che l’ufficio tecnico, la produzione e il commerciale sanno leggere senza mediazione.
I cruscotti con quaranta indicatori hanno un difetto noto: nessuno li apre dopo il terzo mese. Un modello che produce tre numeri commentati in riunione vale più di uno che ne produce quaranta che nessuno discute.
Quando il modello non serve
Se l’azienda lavora su commessa singola, con lavorazioni mai uguali e distinte generate per ogni ordine, il confronto con lo standard perde senso: lo standard non esiste. Là serve il consuntivo di commessa, più semplice da impostare e più difficile da chiudere in tempo, perché dipende da quanto puntualmente i reparti registrano le ore.
C’è poi la questione delle persone. Un modello di controllo chiede che qualcuno in azienda guardi gli scostamenti ogni mese e chieda spiegazioni a chi ha prodotto il dato. Se quella figura non c’è, il modello produce report che nessuno legge, e dopo un anno i dati di base tornano vecchi come prima. È il motivo per cui questi progetti riescono meglio quando il controller viene assunto prima del software, non dopo.
Infine il tempo. Fra la bonifica dei dati tecnici e il primo scostamento credibile passano mesi, non settimane, e il primo numero che esce è quasi sempre sbagliato: serve a far emergere gli errori nei dati di base, non a prendere decisioni.
Domande frequenti sul controllo di gestione
Serve anche a un’azienda con pochi articoli?
Sì, e costa meno: meno distinte da bonificare, meno cicli da verificare. Il bisogno non dipende dal numero di codici ma da quanto variano i costi fra un ordine e l’altro dello stesso prodotto.
Si può partire da Excel?
Per capire quali indicatori servono, sì. Per tenerli aggiornati, no: il foglio dipende da chi lo compila e si ferma quando quella persona è in ferie. Il passaggio a sistema conviene farlo quando gli indicatori sono stati scelti, non prima.
Quanto tempo chiede all’ufficio tecnico?
È la voce di impegno più alta del progetto e viene regolarmente sottostimata. La bonifica di distinte e cicli su qualche centinaio di articoli è lavoro di settimane, e non si può delegare a chi non conosce i prodotti.
Che differenza c’è fra controllo di gestione e reportistica?
La reportistica mostra i dati che il sistema ha già; il controllo di gestione stabilisce quali dati vanno raccolti e con quale criterio vanno confrontati. Comprare uno strumento di reportistica senza aver definito il modello produce grafici su numeri che nessuno ha validato.
Chi presidia il modello dopo l’avvio?
Il controller per il merito, un riferimento tecnico per le anomalie di sistema. Nei sistemi seguiti in assistenza continuativa la seconda parte rientra nel contratto, insieme alle modifiche ai report.
Parliamo dei vostri costi di prodotto
Il team di Software Business imposta i modelli di controllo industriale sui sistemi SAP delle aziende manifatturiere del mid-market, partendo dai dati tecnici che l’azienda ha già. Per capire quanto manca al primo scostamento affidabile serve guardare distinte e cicli di una famiglia di prodotti: scriveteci e partiamo da quelli.
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